校內各有關單位：

為做好校慶檔案歸檔工作，確保各類檔案及時、準確、完整歸檔，現將有關事項通知如下：

一、歸檔范圍

在校慶工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體形式的文件材料。文件材料的歸檔范圍按照《西北大學校慶檔案歸檔范圍和保管期限表》（附件1）執行。

二、歸檔時間

 2023年6月30日前。

三、歸檔要求

1、請各單位按時移交檔案，做到立卷規范，歸檔材料齊全、完整；希望各單位分管檔案工作的負責人切實加強對本單位檔案工作的領導，兼職檔案員切實履行檔案工作職責，做好本單位檔案材料的歸檔工作。任何單位和個人不得將應歸檔材料據為己有。

2、涉密檔案單獨立卷歸檔，“堅持上網信息不涉密，涉密信息不上網”，其中涉密歸檔材料的移交目錄請用涉密計算機打印或手工填寫送交檔案館。

3. 歸檔單位移交檔案材料時須填寫《西北大學檔案移交目錄》（附件2）一式2份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后，歸檔單位和檔案館各存1份。

4、歸檔所需的案卷封皮從檔案館領取，卷內目錄（附件3）、備考表（附件4）附后。

5、歸檔請用西北大學檔案信息管理系統提交目錄及原文，聲像檔案文件請上傳原文件至系統并拷貝本地備份移交，文件格式需符合西北大學檔案信息系統要求的格式。如確因現實問題文件格式和大小無法符合上傳要求，需要選擇合適的存儲介質進行移交。

6、歸檔文件材料需準備一式三份，原件交檔案館歸檔，一份交校慶辦留存，一份原單位自行留存。

四、移交地點、聯系人及電話

地址：太白校區圖書館一層東側檔案館110室。

聯系人：趙嘉文

聯系電話：88302979

附件：1.西北大學校慶檔案歸檔范圍和保管期限表

2.西北大學檔案移交目錄

3.卷內目錄

4.備考表

   5.歸檔系統說明

                                                                                               檔 案 館

                                                                                               校 慶 辦

                                                                                            2023年3月22日