關(guān)于做好2019年檔案歸檔工作的通知

作者：編輯：時(shí)間：2019-02-28 08:32

校內(nèi)各有關(guān)單位：

為做好2019年度檔案歸檔工作，確保各類檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整歸檔，根據(jù)《西北大學(xué)檔案管理辦法》（附件1）有關(guān)要求，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

1、2018年學(xué)校各單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體形式的文件材料，以及往年未歸檔的文件材料。文件材料的歸檔范圍按照《西北大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》（附件2）執(zhí)行。

2、各院（系、所、中心）2018屆畢業(yè)生集體照片（紙質(zhì)與電子版同步歸檔,電子版請發(fā)至郵箱[email protected],請務(wù)必注明院系、專業(yè)）。

二、歸檔時(shí)間

各類檔案的歸檔時(shí)間分別為：

1、學(xué)校黨政管理部門形成的檔案材料、各院（系、所、室、中心）形成的教學(xué)檔案材料和其他教學(xué)綜合管理文件材料、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案和出版物類檔案在次年6月底前歸檔；

2、科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；

3、基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔；

4、儀器設(shè)備類檔案應(yīng)當(dāng)在完成驗(yàn)收后的六個(gè)月內(nèi)歸檔；

5、各立卷單位形成的人物類檔案和實(shí)物類檔案即時(shí)歸檔；

6、重大活動(dòng)類檔案應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

三、歸檔流程

歸檔流程見《西北大學(xué)檔案歸檔流程》（附件3）。

四、歸檔要求

從2019年度開始,所有歸檔部門移交檔案必須進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)送歸檔移交目錄、卷內(nèi)目錄，檔案信息管理系統(tǒng)培訓(xùn)時(shí)間另行通知。

1、請各單位按時(shí)移交檔案，做到立卷規(guī)范，歸檔材料齊全、完整；希望各單位分管檔案工作的負(fù)責(zé)人切實(shí)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員切實(shí)履行檔案工作職責(zé)，做好本單位檔案材料的歸檔工作。任何單位和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。

2、涉密檔案單獨(dú)立卷歸檔，其中涉密歸檔材料的移交目錄請用涉密計(jì)算機(jī)打印或手工填寫送交檔案館。

3. 歸檔單位移交檔案材料時(shí)須填寫《西北大學(xué)檔案移交目錄》（附件4）一式2份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后，歸檔單位和檔案館各存1份。

4、歸檔所需的案卷封皮從檔案館領(lǐng)取，卷內(nèi)目錄格式（附件5）、備考表格式（附件6）附后。

5、檔案移交目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等均可在檔案信息系統(tǒng)中打印。

五、移交地點(diǎn)、聯(lián)系人及電話

太白校區(qū)圖書館一層?xùn)|側(cè)檔案館 108室。

在檔案收集、整理、編目、移交工作中，如有問題，請與檔案館聯(lián)系。聯(lián)系人及電話如下：

邵婧 029-88302979

附件： 1.西北大學(xué)檔案管理辦法.doc

2.西北大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表.docx

3.西北大學(xué)檔案歸檔流程.doc

4.西北大學(xué)檔案移交目錄.xls